Hogyan írjuk meg vállalata közösségi médiára vonatkozó irányelveit az alkalmazottak számára [Minta]
Íme a közösségi média irányelvei a [Vállalat]-nál való munkavégzéshez, valamint egy további rész a nyilvános vagy szabályozás hatálya alá tartozó vállalatok számára.
Állítsa be szervezete hangnemét
Napjaink digitális környezetben rendkívül fontos, hogy az alkalmazottak közösségi médiát használhassanak hangot. A közösségi média a személyes kommunikáción túl egy olyan hatékony eszközzé fejlődött, amely alakítja a közvéleményt, befolyásolja a piaci dinamikát, és jelentősen befolyásolhatja a szervezet hírnevét.
A [Company]-nál elismerjük, hogy a közösségi média nem csupán az egyéni megnyilvánulások platformja, hanem létfontosságú eszköz az értelmes kapcsolatok előmozdításához, az értékes meglátások megosztásához és márkánk jelenlétének erősítéséhez a digitális szférában.
Mint ilyen, a közösségi média felelősségteljes és etikus alkalmazása ösztönözve és alapvető fontosságú szervezeti stratégiánk szempontjából. Egy olyan korszakban, amikor az információ egy kattintás sebességével terjed, a közösségi média jelentőségének megértése és használatának vállalatunk értékeivel és céljaival való összehangolása elengedhetetlen hírnevünk megőrzéséhez, az érdekelt felekkel való kapcsolattartáshoz, és végső soron üzleti céljaink eléréséhez.
Ennek az irányelvnek az a célja, hogy világos iránymutatást adjon a közösségi média hatékony eszközként való felhasználására vonatkozóan, miközben betartja a [Céget] meghatározó elveket.
Általános közösségi média irányelvek
- Legyen átlátható és állítsa be, hogy a [Cégnél] dolgozik. Az őszinteségét figyelembe veszi a közösségi média környezetében. Ha a [Cég] -ről vagy egy versenytársról ír, használja a valódi nevét, azonosítsa, hogy a [Cég] -nél dolgozik, és tisztázza a szerepét. Ha ön érdekelt abban, amit megbeszél, akkor mondja el elsőként.
- Soha ne képviselje magát vagy [Vállalat] hamisan vagy félrevezető módon. Minden állításnak tényszerűnek és nem félrevezetőnek kell lennie; minden állítást alá kell támasztani.
- Legyen éber a [Vállalattal] kapcsolatos beszélgetések figyelésekor a közösségi médiában. Ha a [Vállalathoz] kapcsolódó nem helyénvaló vagy káros tartalommal találkozik, jelentse azt a vállalat megfelelő osztályának intézkedés céljából.
- Tegyen közzé értelmes, tiszteletteljes megjegyzéseket – ne tegyen spamet vagy megjegyzéseket, amelyek nem a témához tartoznak vagy sértőek.
- Használja a józan észt és a józan udvariasságot. Kérjen engedélyt a [Vállalat] privát vagy belső beszélgetéseinek közzétételére vagy jelentésére. Győződjön meg arról, hogy átláthatósága nem sérti a [Vállalat] adatvédelmét, bizalmas kezelését és a külső kereskedelmi beszédre vonatkozó jogi irányelveket.
- Ragaszkodjon szakterületéhez, és nyújtson egyedi, egyéni szempontokat a [Vállalat] nem bizalmas tevékenységeihez.
- Amikor mások által létrehozott tartalmat oszt meg, mindig adjon megfelelő elismerést, és tulajdonítsa azt az eredeti forrásnak. Harmadik féltől származó tartalom használatakor tartsa tiszteletben a szerzői jogi törvényeket és a licencszerződéseket.
- Ha nem ért egyet mások véleményével, legyen helyénvaló és udvarias. Ha egy online helyzet ellenségessé válik, kerülje a túlzott védekezést és a hirtelen elszakadást. Kérjen tanácsot a PR-igazgatótól, és udvariasan szakadjon el.
- Professzionálisan válaszoljon a negatív megjegyzésekre vagy kritikákra a közösségi médiában. Kerülje a konfrontációt vagy vitákat. Ehelyett udvariasan kezelje az aggodalmait, és ha szükséges, irányítsa a beszélgetést egy privát csatornára megoldás céljából.
- Ha a versenyről ír, legyen diplomatikus, ügyeljen a tények pontosságára, és szerezze be a szükséges engedélyeket.
- Kerülje jogi ügyekben, peres ügyekben való megjegyzést, vagy bármely féllel [Vállalat] peres eljárásban állhat.
- Soha ne vegyen részt a közösségi médiában, amikor olyan témákról beszél, amelyek krízishelyzetnek tekinthetők. Még a névtelen megjegyzések is visszavezethetők az Ön vagy [Vállalat] IP-címére. A közösségi média válságtémáival kapcsolatos összes tevékenységét utalja a PR és/vagy a jogi ügyek igazgatójának.
- Legyen körültekintő saját, magánéletének és [Vállalat] bizalmas információinak védelmében. Amit közzétesz, az széles körben hozzáférhető és tartós. Fontolja meg alaposan a tartalmat, mivel a Google-nak hosszú memóriája van.
- Ha olyan személyes kapcsolatai vagy pénzügyi érdekeltségei vannak, amelyek befolyásolhatják a [Vállalathoz] vagy versenytársaihoz kapcsolódó közösségimédia-tartalmait, tegye közzé ezeket a kapcsolatokat vagy érdeklődési köröket, amikor releváns témákról tesz közzé bejegyzéseket.
A szellemi tulajdon és a bizalmas információk védelme:
- Ne hozzon nyilvánosságra semmilyen bizalmas vagy védett információt a [Vállalatról] a közösségi média platformjain. Ide tartoznak többek között az üzleti titkok, a termékfejlesztési részletek, az ügyféllisták, a pénzügyi adatok és minden olyan információ, amely előnyt jelenthet a versenytársaknak.
- Legyen óvatos, amikor személyes adatait – mind a saját, mind a többiek adatait – megosztja a közösségi médiában. Védje magánéletét, valamint kollégái, ügyfelei és partnerei adatait. Kerülje a személyes elérhetőségi adatok vagy bizalmas adatok nyilvános bejegyzésekben való megosztását.
- Legyen óvatos, amikor folyamatban lévő projektekről, jövőbeli termékbevezetésekről vagy kényes üzleti ügyekről beszél. Mindig járjon el az óvatosság mellett, hogy megakadályozza a véletlen információszivárgást, amely sértheti [Vállalat] versenyhelyzetét.
- Ha kétségei vannak azzal kapcsolatban, hogy megosztható-e az információ, a közzététel előtt konzultáljon a megfelelő részleggel (pl. Jogi, Szellemi tulajdonnal vagy Vállalati kommunikációval).
- Tartsa tiszteletben mások szellemi tulajdonjogait. Ne ossza meg vagy terjesszen szerzői joggal védett anyagot megfelelő felhatalmazás nélkül, és mindig vegye figyelembe, ha mások által létrehozott tartalmat oszt meg.
- Ha kétségei vannak a szellemi tulajdon vagy bizalmas információk védelmével kapcsolatban, forduljon a szellemi tulajdonnal vagy a jogi osztályhoz útmutatásért és tisztázásért.
Kiegészítő iránymutatások állami vagy adatvédelmi szabályzatok hatálya alá tartozó vállalatok számára:
- Gondoskodjon az összes vonatkozó előírás és jogi követelmény betartásáról, amikor pénzügyi kérdéseket tárgyal, különösen, ha a [Vállalat] nyilvános.
- Konzultáljon a jogi csapattal, mielőtt bármilyen jogi kérdéssel, vizsgálattal vagy szabályozási kérdéssel kapcsolatos információt megosztana.
- Kövesse a szigorú adatvédelmi protokollokat az ügyfelek adatainak kezelése és megvitatása során, különösen, ha a [Vállalatra] adatvédelmi előírások vonatkoznak. Mindig kérjen útmutatást az adatvédelmi tisztviselőtől vagy jogi szakértőktől.
- Tartózkodjon a [Vállalat] pénzügyi teljesítményéről vagy piaci trendjeiről szóló spekulatív kijelentésektől, különösen akkor, ha ez hatással lehet a részvényárakra vagy a befektetők megítélésére.
- A fősodratú médiával kapcsolatos megkereséseket a Public Relations igazgatójához kell fordulni.
Felelősséggel zárja le
- Kérjük, tartsa szem előtt ezeket az irányelveket, amikor részt vesz a [Vállalat]-hoz kapcsolódó közösségimédia-tevékenységekben. Ezen irányelvek betartása segít megvédeni hírnevünket és biztosítja a jogi megfelelést.
- Rendszeresen tekintse át és frissítse ezeket a közösségimédia-irányelveket, hogy azok relevánsak maradjanak, és összhangban legyenek a fejlődő közösségimédia-platformokkal és vállalati irányelvekkel.
- Ha valaha is bizonytalan vagy kétségei vannak a közösségi média megfelelő használatával kapcsolatban a [Vállalat] kontextusában, javasoljuk, hogy kérjen útmutatást és egyértelműséget. Kommunikációs menedzserünk készséggel áll rendelkezésére, hogy segítsen eligazodni a közösségi médiában felmerülő kérdésekben, aggályokban vagy helyzetekben.
Ne feledje, hogy a vállalat konkrét igényei és kockázatai eltérőek lehetnek, ezért fontos, hogy ezeket az irányelveket a vállalat iparágához, kultúrájához és céljaihoz igazítsa. Ezenkívül tanácsos konzultálni a jogi és megfelelőségi csapatokkal a szabályozási követelményeknek való megfelelés biztosítása érdekében.