Munkafolyamatok: A mai marketing osztály automatizálásának legjobb gyakorlatai

munkafolyamat

A tartalommarketing, a PPC-kampányok és a mobilalkalmazások korában az elavult eszközöknek, például a tollnak és a papírnak, nincs helyük a mai dinamikus marketing környezetben. A marketingesek azonban újra és újra visszatérnek létfontosságú folyamataik elavult eszközeihez, így a kampányok kiszolgáltatottá válnak a tévedéseknek és a téves kommunikációnak.

Végrehajtási Automatizált munkafolyamatok az egyik legokosabb módszer e hatékonysághiány kiszűrésére. Jobb eszközök használatával a marketingszakemberek pontosan meghatározhatják és automatizálhatják a legismétlődő, legterhelőbb feladatokat, minimalizálva a hibák kockázatát és biztonsági hálót hozva létre, hogy megakadályozzák a dokumentumok elveszését a postaládában. A munkafolyamatok egyszerűsítésével a marketingszakemberek órákon át kapják meg a hetüket, hogy részletes kampányokat tervezzenek és hajtsanak végre gyorsabban és hatékonyabban.

Az automatizálás egyszerű kiindulópont a közös tevékenységek jövőbe tereléséhez, a kreatív koncepció felülvizsgálatától a költségvetés jóváhagyásáig. Egyetlen átalakulás sem jelent kihívásokat. Ez a két fő fájdalom pont, amellyel a szervezetek a munkafolyamat-automatizálás előrehaladtával találkoznak, és hogy a marketingesek hogyan tudnak eligazodni körülöttük:

  • Oktatás: Sikeres elfogadás munkafolyamat-automatizálási technológia attól függ, hogy a teljes osztály (vagy szervezet) támogatja-e. Az innovatív technológia - és különösen az automatizálás - az ipari forradalom óta aggodalmakat váltott ki a munkahelyek biztonságával kapcsolatban. Ez a szorongás, amely gyakran nem a technológiából fakad, hanem az ismeretlentől való egyszerű félelemből fakadhat, még azelőtt megkezdheti az örökbefogadást. Minél több marketingvezető oktatja csapatait az automatizálás értékéről, annál könnyebb lesz enyhíteni a változás okozta stresszt. Az oktatási folyamat kezdetén az automatizálást olyan eszközként kell elhelyezni, amely kiküszöböli a marketingesek munkájának nemkívánatos elemeit. , nem pedig az egyént helyettesítő gépként. Az automatizálás feladata, hogy a jóváhagyási folyamat során eltávolítsa az olyan egyszerű feladatokat, mint a hosszú e-mail láncok. A szerepspecifikus bemutatók vagy coaching-foglalkozások az egyik módja annak, hogy az alkalmazottak saját kezűleg lássák, hogyan javul a munkanapjuk. A munkatársak idejének és erőfeszítésének számszerűsítése megtakarít olyan közös feladatokat, mint a kreatív szerkesztések áttekintése vagy a szerződés-jóváhagyások, így a marketingesek sokkal kézzelfoghatóbb megértést kapnak arról, hogy a technológia hogyan befolyásolja mindennapjaikat.

    De az oktatás nem érhet véget egy félnapos találkozóval vagy képzéssel. Lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a saját tempójukban tanuljanak egy-egy coaching-ülésen és online forrásokon keresztül, a marketingszakemberek pedig felhatalmazzák őket az örökbefogadási folyamat irányítására. E tekintetben a marketingszakembereket szorosan be kell vonni ezen erőforrások fejlesztésébe. Míg a digitalizálásról dönthet felülről lefelé, és valószínűleg az informatikai részleg fogja fejleszteni a munkafolyamatokat, a marketingszakemberek végül a legjobban ismerik felhasználási eseteiket és projektigényeiket. Az informatikai szaknyelv helyett a marketing osztály sajátos tevékenységeihez igazított tananyagok készítése a végfelhasználók számára okot ad arra, hogy jobban fektessenek az örökbefogadásba.

  • Meghatározott folyamatok: A „szemét be, szemét ki” szabály teljes mértékben a munkafolyamat automatizálására vonatkozik. A hibás vagy rosszul meghatározott manuális folyamat automatizálása nem oldja meg a mögöttes problémát. A munkafolyamatok digitalizálása előtt a marketing részlegeknek képesnek kell lenniük a folyamatok kodifikálására annak biztosítása érdekében, hogy a kezdeti feladatok elindítsák a megfelelő egymást követő műveleteket. Míg a legtöbb vállalat általában megértette munkafolyamatait, ezek a folyamatok általában számos látszólag kis lépést tartalmaznak, amelyeket természetesnek vesznek, és amelyeket a digitális átmenet során gyakran elfelejtenek. Például a marketing részlegek általában több példányos szerkesztést keresnek egy fedezeten, mielőtt a nyomtatási szakaszra lép. A bejelentkezés felé tett lépések és a szerkesztési folyamatban részt vevő felek azonban több osztályonként nagyon eltérőek lehetnek. Ha a marketingszakemberek képesek kódolni az egyes folyamatok egyedi folyamatát, akkor a munkafolyamat létrehozása egyszerű folyamat.

    Bármely üzleti folyamat automatizálása megköveteli az érintett lépések, emberek és kormányzás mély megértését, hogy elkerüljük a kétértelműséget, amely negatívan befolyásolhatja a végeredményt. A munkafolyamat-technológia működésbe lépésekor a marketingszakembereknek kritikus fontosságúnak kell lenniük az automatizált folyamatok kézi társaikhoz viszonyított hatékonyságának vizsgálatakor. A legjobb esetekben a munkafolyamat-automatizálás egy iteratív erőfeszítés, amely segíti a marketing részlegek folyamatos fejlődését.

Végtelen lehetőségek

Az automatizált munkafolyamatok létrehozása a nagyobb digitális átmenet kiindulópontja lehet a munkahelyen. A marketing részlegeket gyakran a lassított és nem hatékony munkafolyamatok túszolják, kevesebb időt hagyva a kampány tervezésére és végrehajtására. Az automatizálás, ha alaposan megtervezzük és megvalósítjuk a felmerülő kihívások teljes ismeretében, a helyes irányba tett lépés. Miután a munkafolyamatok a helyükön vannak és zökkenőmentesen működnek, a marketingszakemberek élvezhetik a meghatározott automatizált munkafolyamatokkal járó fokozott termelékenységet és együttműködést.

SpringCM munkafolyamat-tervező

SpringCM munkafolyamat-tervező modern felhasználói élményt nyújt a munkafolyamatok beállításához egy fájlon, mappán vagy akár olyan külső rendszereken, például a Salesforce végrehajtott műveletekhez. Automatizálja az adminisztrációs feladatokat, indítsa el a speciális munkafolyamatokat, vagy jelölje meg a dokumentumokat és jelentéseket. Létrehozhat például szabályokat, amelyek alapján egy adott dokumentum vagy kapcsolódó dokumentumok csoportja automatikusan egy adott mappába kerül. Vagy adjon meg olyan kereshető, egyedi címkéket, amelyek szinkronizálódnak az ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) rendszerekkel, és automatikusan kapcsolódnak bizonyos dokumentumokhoz a nyomon követés és a jelentések elősegítése érdekében.

SpringCM munkafolyamat-sablon

Intelligens szabályok lehetővé teszi számottevő folyamat-automatizálást, kevés kódolással vagy egyáltalán nem. A szerződések vagy dokumentumok automatikus továbbítása a csapatán belül vagy kívül tartózkodó emberek felé. A speciális munkafolyamatok különösen hasznosak a szerződés vagy a dokumentum létrehozása során, amikor előre definiált adatokkal csökkentheti az emberi hibákat, automatizálhatja a terjesztést a jóváhagyáshoz, és archiválhatja a jóváhagyott verziókat minimális felhasználói beavatkozással.

A pontos keresés lehetővé teszi a felhasználók számára a dokumentumok gyors felkutatását olyan metaadatok keresésével, mint a szerződés kezdő dátuma vagy az ügyfél neve. Megadhatja, hogyan jelölje be a dokumentumokat az üzleti igényeik szerint. Ezek a címkék szinkronizálhatók a CRM-ekkel, hogy az értékesítési csoportok ugyanazokkal az ügyféladatokkal dolgozhassanak, és felhasználhatók a nem szabványos vagy egyeztetett záradékokat tartalmazó szerződések nyomon követésére.

Mit gondolsz?

Ez az oldal Akismet-et használ a levélszemét csökkentése érdekében. Ismerje meg, hogyan dolgozik a megjegyzésed.